Avira Wonderland – Sommerfest 2019

 

Aufgabe:

In Zusammenarbeit mit dem Event-Team war es meine Aufgabe das diesjährige Sommerfest zu organisieren. Das Event findet jährlich auf dem Firmengrundstück statt, auf welchem ein Zelt für ca. 450 Personen gestellt wird. Dem Team war es sehr wichtig selbst kreativ bei der Ideenfindung und Umsetzung mitwirken zu können. Somit fanden regelmäßige Meetings statt in welchen die Fortschritte und Ideen besprochen wurden.

In einem ersten Kreativmeeting legten wir das diesjährige Thema

„Avira Wonderland“

fest.

Ziel:

Geplant ist das Event für Mitarbeiter und deren Familien. Somit soll das Sommerfest Aktionen und Aktivitäten für Kinder und Erwachsene bieten. Das Thema soll sich hierbei in allen Bereichen wiederfinden.

 

Umsetzung:

Unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets entstand eine wunderbare farbenfrohe Welt, welche die Mitarbeiter zum entspannten Beisammensein einlud. Wichtig war uns, nicht zu sehr in das Thema „Alice im Wunderland“ einzusteigen, sondern eine fantasievolle, bunte, fröhliche Umgebung zu schaffen. Das Thema sollte in allen Bereichen – von der Einladung bis hin zu den Speisen und den Aktivitäten zu spüren sein.

Highlight war das transparente Zelt, in welchem der Baumbestand des Grundstücks eingebunden wurde. Um die Bäume nicht unnötig zurückschneiden zu müssen, war eine Traufhöhe von 4,0m notwendig, wodurch eine Firsthöhe von 8,0m entstand. Die Schwierigkeit bei dieser Zeltgröße besteht darin, das Zelt gekonnt mit passender Dekoration auszustatten um eine Atmosphäre zu schaffen, welche eine gewisse Wärme und Behaglichkeit schafft, ohne den Effekt des transparenten/offenen Daches zu nehmen. Dies wurde durch Rahmen erreicht, welche in das Zeltdach gehängt wurden. An den Rahmen wurden in verschiedenen Höhen bunte Lampions in verschiedenen Größen angebracht. Absolutes Deko-Highlight im Zelt war ein ca. 3m hoher Pilz. Im Laufe unserer Vorbereitungen haben wir alle so großes Feuer für dieses Thema gefangen, was dazu führte, dass wir sehr viele Elemente in Eigenleistung umgesetzt haben. So auch der große rosa/lilane Pilz. An dieser Stelle ein großes Lob an Falko, der von der Idee der XXL-Pilze so fasziniert war, dass er selbst zu Draht, Kleister und Farbe gegriffen hat. Ergänzt wurde die „Wonderland-Wiese“ durch individuelle Skulpturen einer Künstlerin. Stefan Grimm setzte die komplette Eventfläche mit passender Beleuchtung zu jeder Tageszeit in das perfekte Licht, womit die Elemente erst richtig zur Geltung kamen. Im Catering wurde das Thema natürlich auch erlebbar und schmeckbar gemacht. Ein Süßigkeitenbaum, Schokobrunnen und Regenbogensalate durften hier auf keinen Fall fehlen. Im Chill-Bereich, direkt angrenzend an unser Zelt, durften die Lampions, bunte Lichterketten, Pilze und Liegestühle natürlich nicht fehlen.

Erlebbar wurde das Thema im zweiten Bereich der Eventflächen. Hier entstand ein Bereich für „crazy bicycles“ in welchem sich Groß und Klein mit verschiedenen verrückten Fahrrädern vertraut machen konnten. Nebenan konnte man sich beim „Wonderland-Basketball“ verausgaben. Als weitere Aktivität haben mein Team und ich in Eigenleistung ein Wonderland-Crocket gebaut. Auf zwei Bahnen konnten sich die Gäste durch die Grinsekatze, übergroße Blüten und Spielkarten spielen. Leise und doch deutlich sichtbar bewegte sich die Blumenfee durch die Gäste und verzauberte Kinder als auch Erwachsene mit ihren Mini-Wunschkugeln. Ein Magier brachte mit seinen Glaskugeln Kinderaugen zum Leuchten. In der passend zum Motto gestalteten Fotobox entstanden etliche verrückte und lustige Bilder, die so manchen Schreibtisch optisch aufwerten. In unserer Bastelecke bastelten bis spät in die Nacht nicht nur Kinder bunte Glitzerseife, verrückte Stifte und tolle Rucksäcke, sondern es schlichen sich auch so manche Erwachsenen dazu. Natürlich nur, um dem Nachwuchs zu helfen 🙂

Zu späterer Stunde verlagerte sich das bunte Treiben in den Disco-Bereich, in welchem die Dekoration mit Schwarzlicht-Effekten die Feiernden in´s Wonderland versetzten. Der DJ schaffte es, die Gäste so sehr mitzureißen, dass so mancher am Taxistand wieder umdrehte, um nur noch einen Song mitzutanzen.

Nur Stunden später, nachdem der letzte Gast die Party verlassen hat, wurde das Zelt bereits wieder abgebaut und unser Wonderland verschwand von der Bildfläche.

 

Liebes Avira-Team: Vielen Dank für euer Vertrauen in mich und die tolle – am Ende bereits freundschaftliche – Zusammenarbeit. Ich freue mich auf die weiteren Projekte und natürlich wieder auf das nächste sagenumwobene Sommerfest 😉

 

Ein herzliches Dankeschön auch an alle Partner für die unkomplizierte und reibungslose Zusammenarbeit. Unter anderem:

André Klenske – Rohner Zelte

Ernst Seidl – Seidl Catering

Stefan Grimm – Grimm lights
und viele mehr

 

Stimmen zur Referenz

 

„Wir sind mit der Zusammenarbeit rundum zufrieden. Frau Dörflinger arbeitet sehr strukturiert und extrem zuverlässig. Ihre kreativen Einfälle passen genau zu unseren Vorstellungen. Auch das Budget hat Eva-Maria bis zum Abschluss unseres Events im Blick gehalten. Wir freuen uns auf künftige gemeinsame Veranstaltungen.“

Iris Claar
Assistenz CFO Avira

 


 

Servus Eva Maria,

Du bist unsere neue Lieblings Eventmanagering .

Professionell, ruhig, hast den Überblick und die Situation ohne Hektik im Griff. Packst selbst mit an und siehst wie wir das Wohl des Kunden als oberste Priorität. Und wenn mal was nicht so läuft wie kommuniziert, suchst du nach einer schnellen, gemeinsamen Lösung und nicht „den Schuldigen“ wie viele andere Eventler.  

Eva Maria, ich hab dich ins Herz geschlossen und möchte mit dir noch viele weitere Projekte umsetzen

Lg Ernst

Geschäftsführer Seidl Catering