Hochland – Abendevent 2019

 

Aufgabe:

Geplant war eine Tagung für 70 Mitarbeiter der Firma Hochland über zwei Tage im schönen Marktoberdorf. Die Tagungslocation, bzw. das Hotel war hierfür schon ausgewählt und gebucht. Mein Auftrag war es, den Abschluss des ersten Abends zu planen und für den zweiten und letzten Abend der Tagung in einer passenden Location ein Event zu organisieren.

Anweisung meines Kunden hierfür: Es muss geil werden!

Ziel:

Der erste Tag soll entspannt, ohne Programm seinen Abschluss bei gemütlichem Zusammensein finden. Schließlich wartet am 2. Tag noch ein volles Fortbildungsprogramm. Der zweite Tag hingegen soll mit einer tollen Party und einer ausgelassenen Feier die zwei Tage abrunden.

 

Umsetzung:

Für den ersten Abend haben wir schnell beschlossen, im Hotel zu bleiben und dort ein schönes Grillbuffet anzubieten. Ein Barkeeper mixte Cocktails und auf der Terrasse des Hotels konnten die Gäste den ersten Abend geruhsam ausklingen lassen.

Somit lag das Hauptaugenmerk auf dem Abschlussabend. Hierfür machte ich mich in der nahen Umgebung des Hotels auf die Suche. Als Motto haben wir sehr fix das Thema „Streetfood“ festgelegt und zu diesem Thema sollte die Location natürlich passen. Wichtig dabei war auch, dass die Location max. 20 min vom Hotel entfernt sein sollte, damit die Kollegen am Abend mit einem Shuttle schnell wieder zurück im Hotel sein konnten. Nach meinen Recherchen vor Ort und Besichtigungen hat sich für mich direkt ein klarer Favorit herauskristallisiert, welchen ich auch unter anderem meinem Kunden vorgeschlagen habe. Eine gemeinsame Besichtigung der „Funkenbauers Alm“, brachte dann ein klares JA – zur Location. Die Alm liegt ein paar Minuten vom Hotel entfernt in absoluter Alleinlage auf einem Hügel, ist umrahmt von Wiesen, Bäumen und zu guter Letzt dem typischen Braunvieh, welche charakteristisch sind für das schöne Allgäu. Der Außenbereich / Vorhof der Location bot uns unter schönen großen Bäumen die Möglichkeit Marktstände und Foodtrucks zu positionieren, welche für unser Thema unbedingt notwendig waren. Unser Ziel: Den Abend bei schönem Wetter komplett im Freien zu gestalten. Bei Regenwetter wäre in der Alm trotzdem genügen Platz für 70 Personen.

Die Bestuhlung vor Ort (wunderbare Holztische und Stühle) konnten wir auch im Außenbereich nutzen. Ergänzt wurde diese durch Liegestühle und bequemen Sitzsesseln frei in der angrenzenden Wiese verteilt. Lichterketten in bunten Farben und eine Popcornmaschine zur Selbstbedienung brachten zudem den Street-Style auf die Alm.

Aus den Foodtrucks und den Marktständen wurden frisch, á la minute, verschiedene Speisen für die Gäste zubereitet. Durch den Marktcharakter und der Möglichkeit sich Speisen und Getränke frei zu holen, gab es sehr viel Kontakt zwischen den Mitarbeitern. Es wurden keine festen Zeiten für´s Essen festgelegt. Nachdem alle Mitarbeiter gemeinsam mit dem Bus an der Alm eingetroffen sind, durfte sich jeder völlig frei bewegen. Die Street-Style-Stimmung wurde durch einen Solo-Künstler mit Gitarre angehoben und verleitete den ein oder anderen Mitarbeiter auch im Duett mit dem Musiker aufzutreten. In Kombination mit einem DJ war den ganzen Abend bis in die Nacht hinein für beste Stimmung gesorgt. Als weiteres Stimmungshighlight trat zu später Stunde noch eine professionelle Break-Dance-Crew auf. Die 10 Tänzer sorgten für eine klasse Atmosphäre und die meisten Feiernden trauten sich unter Anleitung selbst ein paar Moves auf die „Straße“ zu bringen. Die ausgelassene und entspannte Stimmung, als auch die guten Cocktails und Longdrinks trugen sicherlich dazu bei, dass das Shuttle-Angebot bis zur letzten Minute genutzt wurde. Die letzten Mitarbeiter verließen in den frühen Morgenstunden die Alm um sich vor der Abfahrt nach Hause noch ein paar Stunden Schlaf im Hotel zu gönnen.

Für mich galt es im Anschluss direkt wieder den Abbau zu übernehmen und die Alm ordentlich an die Vermieter zu übergeben.

Lieber Mike, es hat mir eine große Freude gemacht, Dein Projekt begleiten zu dürfen. Herzlichen Dank für Dein Vertrauen in meine Ideen und Vorschläge.

Ein Auszug der Mitwirkenden für diesen tollen Abend:

Michael Hotz – 1881 Catering

Joe – Musiker

DJ Pat Moreno – DJ

Funky Kidz – Streetdance Crew

Stimmen zur Referenz

„Der verlängerte Arm“

Ein intensives erstes Gespräch, um die Zielsetzung und den Rahmen der Veranstaltung, danach lief alles wie von alleine. Ich konnte mich zu jeder Zeit auf Eva-Maria verlassen, sie hatte die Details im Blick und die Veranstaltung wurde von den Teilnehmern mit Superlativen bewertet. Man hatte nie den Eindruck, dass Eva-Maria ein Dienstleister ist vielmehr hatte man den Eindruck sie ist Bestandteil von uns und der Veranstaltung.

Michael Reiner – Hochland